Politique mondiale sur les lanceurs d’alerte
1. À propos de la présente politique
1.1 Le Groupe Cyncly, y compris toutes les sociétés affiliées (le Group), s’engage à respecter les normes les plus élevées possibles en matière d’ouverture, d’intégrité et de responsabilisation et il encourage toute personne qui a de véritables préoccupations au sujet d’une violation présumée au sein de l’entreprise (comportement contraire à l’éthique, formes de malversations, actes illégaux, non-respect d’exigences réglementaires, irrégularités comptables ou violations des politiques de la société) d’en faire part à un stade précoce par la voie de signalement interne du Groupe.
1.2 Une Violation désigne tout événement, incident, situation, acte ou omission susceptible de contrevenir à une politique ou procédure du Groupe ou encore à une loi ou réglementation applicable, se rapportant aux sujets de préoccupation énoncés à l’article 4 de la présente politique (Violation ou Violations).
1.3 Vous êtes encouragé à communiquer toute préoccupation ou information concernant des Violations, y compris des soupçons raisonnables sur des Violations réelles ou potentielles, qu’elles se produisent au sein du Groupe ou qu’elles soient commises par une personne morale ou physique agissant pour le compte du Groupe, ainsi que toute tentative, réelle ou soupçonnée, de dissimuler une Violation.
1.4 Le Groupe s’efforce de favoriser un milieu de travail propice à une communication ouverte sur les pratiques commerciales du Groupe. Nous nous engageons à veiller à ce que toute personne qui signale une Violation réelle ou potentielle par les voies de signalement énoncées dans la présente politique soit protégée contre les représailles et la discrimination illégales si elle fait un signalement en ayant des motifs raisonnables de croire que les renseignements contenus dans le signalement sont véridiques. Le Groupe prend au sérieux tous les signalements de Violations réelles ou potentielles et s’engage à vérifier que les Violations signalées sont traitées de manière discrète et efficace au sein du Groupe afin de déterminer la ligne de conduite appropriée conformément à la politique du Groupe et à toutes les lois applicables, y compris, sans s’y limiter, les stipulations de la Directive (UE) 2019/1937 du parlement européen et du conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union.
1.5 Dans le cadre de ces engagements, la présente politique :
(a) donne des directives sur la réception, la conservation et le traitement des signalements verbaux ou écrits de Violations réelles ou soupçonnées reçus par le Groupe;
(b) donne des directives sur la façon de déclarer des renseignements concernant une Violation réelle ou soupçonnée de manière confidentielle et, le cas échéant, anonyme;
(c) indique clairement l’intention du Groupe de prendre des mesures disciplinaires ou de mettre fin à l’emploi de toute personne dont on a déterminé qu’elle s’est livrée à des représailles ou à des comportements discriminatoires.
1.6 Le Groupe veillera à ce que toutes les personnes sous sa direction soient en mesure de lire une copie de la présente politique dans un format qu’elles peuvent facilement comprendre, en particulier celles dont la langue maternelle n’est pas l’anglais et celles qui ont de la difficulté à lire.
2. Lois locales en vigueur; Annexes spécifiques aux pays
En cas de conflit entre la présente Politique mondiale sur les lanceurs d’alerte et les lois ou réglementations locales applicables, ces lois et réglementations locales ainsi que toute loi d’application locale (par exemple, politique locale, convention de comité d’entreprise ou convention collective), ont priorité sur cette Politique mondiale sur les lanceurs d’alerte. Des règles spécifiques par pays concernant l’Italie et l’Allemagne sont énoncées dans les annexes de la présente politique.
3. Portée
La présente politique s’applique aux personnes suivantes qui obtiennent des renseignements sur une Violation à signaler dans un contexte lié au travail :
3.1 les employés ou travailleurs avec des contrats à durée déterminée ou indéterminée;
3.2 les entrepreneurs;
3.3 les sous-traitants;
3.4 les bénévoles;
3.5 les travailleurs intérimaires lorsque le travailleur est mis à disposition par une tierce personne au Groupe;
3.6 les travailleurs indépendants;
3.7 les actionnaires;
3.8 les membres des organes administratifs, de gestion et de surveillance de la société (y compris les administrateurs);
3.9 toute personne travaillant sous la supervision et la direction d’entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs;
3.10 toute personne appartenant à l’une ou l’autre des catégories ci-dessus dont la relation de travail avec la société n’a pas encore commencé ou a pris fin.
4. Préoccupations visées par la politique
4.1 La présente politique vise à couvrir le signalement d’une Violation réelle ou soupçonnée touchant les domaines suivants :
(a) les marchés publics;
(b) les services, produits et marchés financiers;
(c) la prévention du blanchiment d’argent;
(d) la prévention du financement du terrorisme;
(e) la sécurité et la conformité des produits;
(f) la sécurité des transports;
(g) la protection de l’environnement;
(h) la radioprotection et la sûreté nucléaire;
(i) la salubrité des aliments pour les humains et de ceux pour les animaux;
(j) la santé et le bien-être des animaux;
(k) la santé publique;
(l) le harcèlement sexuel;
(m) la violence en milieu de travail;
(n) la protection des consommateurs;
(o) la protection de la confidentialité et des données personnelles;
(p) la sécurité des réseaux et des systèmes d’information;
(q) les Violations affectant les intérêts financiers de l’UE;
(r) les Violations relatives au marché intérieur de l’UE, notamment les Violations :
(i) les règles sur la concurrence et les aides des États;
(ii) les règles sur l’impôt sur les sociétés, y compris tout arrangement fiscal;
(s) les allégations de violation potentielle des politiques ou procédures de la société;
(t) les allégations de violation potentielle (directe ou indirecte) du respect des droits de l’homme reconnus internationalement et des bonnes conditions de travail (par exemple, les pactes internationaux des Nations Unies et les conventions fondamentales de l’OIT);
(u) toute inconduite, comme les violations de lois ou réglementations locales, qui pourrait donner lieu à une responsabilité pénale ou réglementaire pour le Groupe ou ses employés, y compris, sans s’y limiter :
(i) les allégations de lutte contre la corruption et les sanctions;
(ii) les irrégularités comptables;
(iii) la fraude;
(iv) les conflits d’intérêts;
(v) le détournement de biens.
4.2 Nous vous encourageons à signaler toute Violation dont vous croyez raisonnablement qu’elle constitue une atteinte à la légalité et vous préoccupe.
4.3 Votre signalement peut porter sur n’importe quelle Violation n’importe où dans le monde; il ne se limite pas aux affaires qui surviennent uniquement dans le pays où vous travaillez.
5. Protection contre les représailles
5.1 Le Groupe reconnaît que la décision d’exprimer une préoccupation peut être difficile à prendre, notamment parce qu’il peut y avoir une crainte de représailles de la part des personnes qui pourraient être en cause dans la Violation (p. ex., les personnes qui pourraient l’avoir commise, etc.). Le Groupe ne tolérera pas de représailles contre toute personne qui exprime une préoccupation par les voies de signalement prévues dans la présente politique lorsqu’elle a des motifs raisonnables de croire que les renseignements contenus dans le signalement sont véridiques au moment du signalement, même s’il s’avère qu’il n’existe aucun fondement permettant de conclure qu’une Violation s’est produite ou est susceptible de se produire. De plus, le Groupe interdit la discrimination fondée sur le sexe, la réaffectation de genre, l’état matrimonial ou de partenaire civil, la race, la couleur, la nationalité, l’origine ethnique, l’origine nationale, le handicap, l’âge, l’orientation sexuelle, la religion ou les convictions, ou encore tout autre motif interdit, lors de la réponse aux préoccupations qui ont été exprimées.
5.2 Les protections contre les représailles et la discrimination s’appliquent également, le cas échéant, aux personnes suivantes :
(a) les facilitateurs;
(b) les tiers qui ont des liens avec les personnes qui signalent un incident et qui pourraient subir des représailles dans un contexte professionnel, comme les collègues ou les membres de la famille des personnes qui signalent un incident;
(c) les personnes morales dont la personne déclarante est propriétaire, pour lesquelles celle-ci travaille ou avec lesquelles elle est autrement liée dans un contexte professionnel.
5.3 Le Groupe prendra les mesures appropriées pour protéger toutes les personnes touchées, y compris les mesures nécessaires, qui peuvent comprendre, sans s’y limiter, des mesures disciplinaires ou le congédiement, contre toute personne reconnue coupable d’avoir exercé une forme quelconque de représailles ou de discrimination, ou qui a menacé de le faire.
6. Fausses allégations
Tout comme le Groupe cherchera à protéger les personnes qui déclarent des préoccupations lorsqu’elles ont des motifs raisonnables de croire que les renseignements contenus dans le signalement sont véridiques au moment du signalement, il protégera également les personnes qui sont accusées d’une Violation par un faux signalement. Le Groupe prendra les mesures nécessaires contre toute personne qui signale sciemment de fausses informations, notamment des mesures disciplinaires ou un congédiement.
7. Exprimer une préoccupation
7.1 Principes généraux
(a) Le Groupe encourage les personnes à signaler une affaire lorsqu’elle n’est encore qu’au stade d’une préoccupation, dans la mesure où elles ont des motifs raisonnables de croire que les renseignements contenus dans le signalement sont véridiques plutôt que d’attendre des preuves ou d’enquêter elles-mêmes sur l’affaire. Agir le plus tôt possible peut permettre d’éviter d’autres dommages potentiels. Les signalements seront traités de façon confidentielle.
(b) Le Groupe encourage les personnes à poser des questions et à discuter de leurs préoccupations avec leur superviseur, qui peut souvent être une excellente ressource. Cependant, le Groupe reconnaît qu’il est possible que vous ne vous sentiez pas toujours à l’aise pour déclarer des préoccupations à un superviseur et par conséquent, vous pouvez signaler toute préoccupation par les voies de signalement internes, comme le paragraphe 7.2.
(c) Les signalements peuvent être faits de façon anonyme, mais les personnes sont encouragées à joindre leur nom à leur signalement. Les préoccupations exprimées de façon anonyme sont moins puissantes et ont tendance à être plus difficiles à traiter efficacement, mais elles seront néanmoins prises en compte et traitées par le Groupe dans toute la mesure du possible.
7.2 Voies de signalement externalisées
(a) La voie de signalement du Groupe pour les signalements de lanceurs d’alerte est gérée sur le plan externe par le logiciel Whistleblower Software qui a été désigné pour exercer cette fonction.
(b) Vous pouvez faire votre signalement oralement, par écrit ou en personne :
(i) pour effectuer un signalement oral, accédez au site : https://whistleblowersoftware.com/secure/9a45e341-d9c3-414d-846c-cfb727417b67;
(ii) pour effectuer un signalement écrit, accédez au site : https://whistleblowersoftware.com/secure/9a45e341-d9c3-414d-846c-cfb727417b67
(iii) pour effectuer un signalement en personne, accédez au site : https://whistleblowersoftware.com/secure/9a45e341-d9c3-414d-846c-cfb727417b67.
Si vous choisissez d’effectuer un signalement oral ou un signalement en personne, Whistleblower Software doit enregistrer la conversation ou en rédiger une transcription complète et exacte. Vous aurez l’occasion de vérifier la transcription écrite de la conversation, de la corriger et de veiller à son exactitude.
(c) Tous les signalements de Violations réelles ou présumées doivent être factuels et contenir le plus de renseignements possible. Tous les renseignements déclarés, y compris l’identité de la personne déclarante, sont considérés comme confidentiels, sous réserve des exigences légales et réglementaires applicables.
(d) Whistleblower Software ne sera responsable que de la réception et de l’accusé de réception de votre signalement dans les sept jours suivant sa soumission.
(e) Le service juridique (legalteam@cyncly.com) a été désigné pour effectuer les tâches suivantes, dont il sera responsable :
(i) garder la communication avec vous, y compris en vous demandant des renseignements supplémentaires sur le signalement, au besoin;
(ii) effectuer une enquête et un suivi diligents sur votre signalement afin d’évaluer l’exactitude des allégations formulées dans le signalement;
(iii) veiller à ce qu’une décision soit prise sur toute mesure requise pour remédier à la violation signalée ou décider de clôturer la procédure;
(iv) vous donner des commentaires sur votre signalement, y compris des renseignements sur les mesures envisagées ou prises à titre de suivi du signalement et les motifs de ce suivi. Les commentaires seront remis dans un délai raisonnable qui ne dépassera pas trois mois à compter de l’accusé de réception de votre signalement.
7.3 Le Groupe considère qu’exprimer des préoccupations sur le plan interne par le truchement de la procédure centrale est la conduite la plus appropriée à suivre. Toutefois, si vous estimez que vous ne pouvez pas exprimer vos préoccupations de cette façon et que vous avez des motifs raisonnables de croire que les renseignements que vous souhaitez déclarer sont véridiques, vous pouvez envisager d’utiliser la voie de signalement interne de la personne morale locale avec laquelle vous avez une relation de travail (si cette voie de signalement locale distincte existe). Vous trouverez des détails sur les voies de signalement locales, les procédures et les personnes ou services chargés de les gérer dans les annexes spécifiques au pays et à la personne morale jointes à la présente politique6.
7.4 Principes des enquêtes sur les plaintes
(a) Une enquête visant à établir tous les faits pertinents sera menée aussi délicatement et rapidement que possible.
(b) Les enquêtes seront effectuées par un enquêteur indépendant qui n’a jamais été en cause dans l’affaire.
(c) Dans certains cas, il pourrait être nécessaire de renvoyer l’affaire à une autorité externe pour une enquête plus approfondie, comme la police.
(d) À la fin de l’enquête, l’enquêteur analysera tous les éléments de preuve et tirera des conclusions de fait, selon la prépondérance des probabilités, quant à savoir si une Violation s’est produite ou est susceptible de se produire.
7.5 Tenue et gestion des dossiers
(a) Lorsqu’un individu effectuera un signalement interne, le Groupe traitera les données à caractère personnel collectées conformément aux lois et réglementations en vigueur, à sa Politique de protection des données et à son Avis de confidentialité des données des employés. Les données recueillies lors du signalement de la personne sont gardées en lieu sûr; seules les personnes autorisées y ont accès et peuvent les consulter, et cela uniquement aux fins du traitement du signalement.
(b) Les données à caractère personnel collectées par le Groupe à la suite d’un signalement en vertu de la présente politique seront intégrées dans une base de données contrôlée par la société Consilio Midco Limited, aux fins du traitement du signalement et de la conduite de toute enquête nécessaire. Le Groupe peut également être amené à communiquer des données à caractère personnel à d’autres sociétés/filiales du Groupe, à des agences d’enquête externes, à des conseillers juridiques et/ou à des autorités locales. Ces tiers peuvent être basés dans des territoires hors de l’UE, comme les États-Unis d’Amérique, qui n’offrent pas un niveau de protection de la confidentialité des données équivalent à celui de l’UE. Néanmoins, si des transferts de données hors de l’UE sont nécessaires, le Groupe prendra les mesures appropriées pour protéger les données conformément à la réglementation locale.
(c) Les données à caractère personnel qui ne sont pas pertinentes au traitement d’un signalement spécifique ne seront pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, elles seront supprimées sans délai indu.
(d) Le Groupe reconnaît qu’il est important, et dans l’intérêt de tous, de conserver des documents écrits pendant le processus de signalement de préoccupations. Les documents ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire et ils le seront d’une manière proportionnée au respect des obligations du Groupe en matière de confidentialité des données et de tenue de registres. Les documents qui seront conservés et traités de façon confidentielle comprennent :
(i) la nature de la préoccupation exprimée;
(ii) une copie de tout avis écrit précisant la nature de la préoccupation;
(iii) les documents et preuves clés;
(iv) les papiers d’enquête;
(v) le rapport de l’enquêteur;
(vi) toute réponse écrite du Groupe, y compris toute mesure prise et son motif;
(vii) les procès-verbaux de réunions.
(e) Pour les signalements effectués sur la ligne téléphonique/messagerie vocale enregistrée du Groupe, sous réserve du consentement de la personne déclarante, le Groupe documentera le signalement oral :
(i) soit en enregistrant la conversation sous une forme durable et récupérable;
(ii) soit en effectuant une transcription complète et exacte de la conversation préparée par le service juridique. La personne déclarante se verra offrir la possibilité de vérifier, de rectifier et d’accepter la transcription de la conversation en la signant.
(f) Pour les signalements effectués sur la ligne téléphonique/messagerie vocale non enregistrée du Groupe, ce dernier documentera le signalement sous forme de procès-verbaux exacts de la conversation rédigés par le membre du personnel responsable du traitement du signalement. La personne déclarante se verra offrir la possibilité de vérifier, de rectifier et d’accepter le procès-verbal de la conversation en le signant.
(g) Lorsqu’un individu demande une réunion à des fins de signalement, le Groupe veille, sous réserve du consentement de l’individu, à ce que des enregistrements complets et exacts de la réunion soient conservés :
(i) soit par l’enregistrement de la conversation;
(ii) soit par la rédaction d’un procès-verbal exact de la réunion par le membre du personnel responsable du traitement du signalement. La personne déclarante se verra offrir la possibilité de vérifier, de rectifier et d’accepter le procès-verbal de la réunion en le signant.
7.6 Obligation de coopérer et de préserver les éléments de preuve pertinents
Si cela s’avère nécessaire, vous pourriez être invité à remettre ou à conserver des documents liés à une enquête ou encore à participer à une entrevue d’enquête. Toutes les personnes soumises à la présente politique sont tenues de coopérer avec les enquêtes du Groupe en fournissant en temps opportun des comptes rendus véridiques et des documents pertinents en réponse aux entretiens, questions et demandes d’informations. La destruction de documents ou d’autres éléments de preuve liés à une enquête est interdite. Toute personne qui ne coopère pas, ou qui obstrue, entrave ou influence indûment une enquête d’une autre manière, ou tente de le faire, sera l’objet de mesures disciplinaires, voire de congédiement, conformément aux politiques applicables du Groupe.
7.7 Parcours de signalement externe
(a) La présente politique offre aux personnes physiques la possibilité et la protection nécessaires pour exprimer des préoccupations sur le plan interne par le truchement d’une procédure de signalement centrale; le Groupe estime que les processus décrits dans les présentes sont les plus efficaces pour traiter les signalements d’une Violation d’une manière qui sert l’intérêt supérieur du Groupe et de toute personne qui fait un signalement. Toutefois, si vous estimez que vous ne pouvez pas faire part de vos préoccupations ainsi et que vous croyez raisonnablement que l’information que vous souhaitez déclarer est vraie, vous pouvez envisager de signaler l’affaire à une autorité externe compétente.
(b) Vous pouvez également faire un signalement par des voies de signalement externes aux autorités d’enquête compétentes. Les voies de signalement externes sont notamment les institutions, organismes ou agences de l’Union européenne (le cas échéant, les voies de signalement externes de la Commission, de l’Office européen de lutte contre la fraude [OLAF], de l’Agence européenne de la sécurité maritime [AESM], de l’Agence européenne de la sécurité aérienne [AESA], de l’Autorité européenne des marchés financiers [AEMF] et de l’Agence européenne des médicaments [EMA]). Il est également possible d’effectuer un signalement externe auprès des autorités d’enquête locales.
(c) Vous trouverez plus de détails sur les options de signalement externe dans les renseignements spécifiques aux pays joints à la présente politique.
8. Confidentialité
Les processus de signalement interne du Groupe sont sûrs et confidentiels, ce qui signifie ce qui suit :
8.1 aucun membre du personnel non autorisé n’a accès à l’information qui s’y trouve;
8.2 l’identité de l’individu qui effectue un signalement ainsi que tout autre renseignement permettant de déduire son identité, directement ou indirectement, seront considérés comme confidentiels et seront protégés; ils ne seront pas divulgués, sans le consentement de l’individu, à toute personne autre que celles autorisées au sein du Groupe ou leurs délégataires compétents pour recevoir un signalement ou faire un suivi sur ce dernier;
8.3 par exception, et sous réserve des garanties appropriées prévues par les règles nationales et de l’Union européenne applicables, l’identité d’une personne déclarante et tout autre renseignement qui pourrait permettre de déduire son identité, peuvent être divulgués lorsque cela est nécessaire dans le contexte d’une enquête menée par une autorité nationale ou dans le contexte d’une procédure judiciaire;
8.4 lorsqu’une personne est désignée dans un signalement comme étant une personne à qui une Violation est attribuée ou à laquelle est associée une personne qui a commis une Violation, le Groupe veillera à ce que son identité reste confidentielle et soit protégée aussi longtemps que les enquêtes déclenchées par le signalement se poursuivront; il s’assurera que la personne est traitée équitablement, notamment en lui accordant la présomption d’innocence et le droit d’être entendue.
9. Surveillance et examen
Le Directeur des affaires juridiques du Groupe Cyncly et le service juridique seront chargés de surveiller l’efficacité de la présente politique et de prendre des mesures correctives lorsqu’il est évident que la politique et les procédures ne permettre pas d’atteindre l’objectif global du Groupe.
10. Statut contractuel
La présente politique ne fait pas partie du contrat des employés du Groupe, mais le Groupe s’attend à ce que ses principes et procédures soient suivis par toutes les personnes sous sa direction. Le Groupe se réserve le droit de modifier la présente politique, le cas échéant, si cela s’avère nécessaire.
11. Aucune renonciation à des droits
Les droits des personnes de signaler des préoccupations en vertu de la présente politique ne peuvent faire l’objet d’une renonciation ou d’une limitation dans un accord, une politique, un formulaire ou une condition d’emploi; le Groupe n’exigera jamais une telle renonciation ou limitation de droits par un individu.
12. Examen périodique des procédures
Le Directeur des affaires juridiques du Groupe Cyncly et le service juridique examineront les procédures précitées et envisageront d’y apporter des changements périodiquement.
Annexe – Règles spécifiques à l’Allemagne
1. Objet de la présente annexe
1.1 La présente annexe a pour objet d’inclure des règles spécifiques au pays pour les employés situés en Allemagne.
2. Préoccupations visées par la Politique (article 3 de la Politique)
2.1 Les signalements et divulgations au titre de la Politique se limiteront aux informations sur les violations obtenues dans le cadre de l’activité professionnelle ou dans la période précédant une activité professionnelle et qui sont des violations au sens défini dans la Loi allemande de protection des lanceurs d’alerte, c’est-à-dire, en particulier :
(a) les violations soumises au droit pénal (par exemple, la fraude, la corruption, les atteintes au droit de la concurrence, le chantage, le délit d’initié et les autres fraudes concernant les titres ainsi que le blanchiment d’argent);
(b) les violations sanctionnées par une amende, dans la mesure où le règlement transgressé vise à protéger la vie, les membres ou la santé des employés ou encore à protéger leurs droits ou ceux de leurs organismes représentatifs;
(c) les violations portant atteinte au droit national et européen dans des domaines spécifiques du droit (au sens défini dans la Loi allemande de protection des lanceurs d’alerte), notamment :
(i) les marchés publics, la prévention du blanchiment d’argent et le financement du terrorisme;
(ii) la sécurité et la conformité des produits;
(iii) la sécurité des transports;
(iv) la protection de l’environnement;
(v) la protection de la confidentialité et des données à caractère personnel ainsi que de la sécurité des réseaux et des systèmes d’information;
(vi) les violations qui concernent les marchés publics (au sens défini dans la Loi allemande de protection des lanceurs d’alerte);
(vii) les violations des réglementations relatives au marché intérieur de l’Union européenne, y compris les violations des règles en matière de concurrence et d’aide des États, ainsi que des règles relatives à l’impôt sur les sociétés, y compris tout arrangement fiscal (au sens défini dans la Loi allemande de protection des lanceurs d’alerte).
2.2 Pour signaler des violations qui ne sont pas soumises à la Loi allemande de protection des lanceurs d’alerte, par exemple, des violations du Code de conduite professionnelle et d’éthique, à condition qu’elles ne constituent pas également des violations de la loi allemande précitée, vous pouvez (en tant qu’employé) contacter votre superviseur en Allemagne ou votre personne-ressource des RH en Allemagne.
3. Exprimer une préoccupation (tenue et gestion des dossiers) (paragraphe 7.5 de la Politique)
Les signalements doivent être documentés conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des données. Dans le cas des signalements téléphoniques et des signalements qui utilisent une autre forme de transmission vocale, un enregistrement audio ou un protocole n’est effectué qu’avec le consentement de la personne déclarante. En l’absence de consentement, le signalement doit être documenté au moyen d’un résumé de son contenu. La personne déclarante se verra offrir la possibilité de vérifier, de rectifier et d’accepter la transcription de la conversation en la signant. Dans le cas d’une réunion en personne, la documentation doit être effectuée par un enregistrement audio ou un protocole avec le consentement de la personne déclarante. Le consentement peut être donné par un accord (avant l’entretien) ou une autorisation (après l’entretien).
4. Exprimer une préoccupation (voie de signalement externe) (paragraphe 7.7 de la Politique)
4.1 Comme il est indiqué dans le paragraphe 7.7 de la Politique, si vous estimez que vous ne pouvez pas faire part de vos préoccupations par la voie de signalement interne (locale) et que vous croyez raisonnablement que l’information que vous souhaitez déclarer est vraie, vous pouvez envisager de signaler l’affaire à une autorité externe compétente. En Allemagne, les possibilités de signalement externe suivantes existent :
(a) le bureau des signalements externes du gouvernement fédéral, qui sera situé au Bureau fédéral de la justice;
(b) l’Autorité fédérale de surveillance financière (BaFin);
(c) le Bureau fédéral des cartels.
Les États fédéraux peuvent également établir des voies de signalement externes.
4.2 Le Groupe vous invite à effectuer d’abord des signalements internes, afin que nous puissions y donner suite sans délai et remédier rapidement aux éventuels griefs. Toutefois, il n’est pas obligatoire d’effectuer d’abord un signalement interne avant d’en faire par des voies de signalement externes.
Annexe – Règles spécifiques à l’Italie
1. Voie de signalement interne d’une personne morale locale
1.1 Comme il est indiqué au paragraphe 6.2 de la présente politique, le Groupe considère qu’exprimer des préoccupations sur le plan interne par la procédure centrale est la conduite la plus appropriée à suivre. Toutefois, si vous estimez que vous ne pouvez pas exprimer vos préoccupations de cette façon et que vous avez des motifs raisonnables de croire que les renseignements que vous souhaitez déclarer sont véridiques, vous pouvez envisager d’utiliser la voie de signalement interne appropriée de la personne morale locale avec laquelle vous avez une relation de travail.
1.2 En Italie et en ce qui concerne DAU S.p.A., tout signalement peut être réalisé par la voie de signalement interne de la personne morale locale suivante :
(a) la voie de signalement interne de la personne morale locale du Groupe pour les signalements de lanceurs d’alerte est gérée sur le plan interne par le service juridique désigné pour exercer cette fonction;
(b) Vous pouvez faire votre signalement oralement, par écrit ou en personne :
(i) pour effectuer un signalement oral, accédez au site : https://whistleblowersoftware.com/secure/9a45e341-d9c3-414d-846c-cfb727417b67;
(ii) pour effectuer un signalement écrit, accédez au site : https://whistleblowersoftware.com/secure/9a45e341-d9c3-414d-846c-cfb727417b67;
(iii) pour effectuer un signalement en personne, accédez au site : https://whistleblowersoftware.com/secure/9a45e341-d9c3-414d-846c-cfb727417b67.
Que vous choisissiez de faire un signalement oral ou un signalement en personne, les voies de signalement ci-dessus ont été désignées pour l’exécution de cette fonction; dans le cadre de votre signalement, un enregistrement de la conversation ou la rédaction d’une transcription complète et exacte de cette dernière aura lieu. Vous aurez l’occasion de vérifier la transcription écrite de la conversation, de la corriger et de veiller à son exactitude.
(c) Tous les signalements de Violations réelles ou présumées doivent être factuels et contenir le plus de renseignements possible. Tous les renseignements déclarés, y compris l’identité de la personne déclarante, sont considérés comme confidentiels, sous réserve des exigences légales et réglementaires applicables.
(d) Le service juridique sera chargé d’effectuer ce qui suit :
(i) accuser réception de votre signalement dans les sept jours;
(ii) garder la communication avec vous, y compris en vous demandant des renseignements supplémentaires sur le signalement, au besoin;
(iii) veiller à ce que votre signalement fasse l’objet d’une enquête et d’un suivi diligents afin d’évaluer l’exactitude des allégations formulées dans le signalement;
(iv) veiller à ce qu’une décision soit prise sur toute mesure requise pour remédier à la violation signalée ou décider de clôturer la procédure;
(v) vous donner des commentaires sur votre signalement, y compris des renseignements sur les mesures envisagées ou prises à titre de suivi du signalement et les motifs de ce suivi. Les commentaires seront remis dans un délai raisonnable qui ne dépassera pas trois mois à compter de l’accusé de réception de votre signalement.
2. Voie de signalement externe
2.1 Comme l’indique le paragraphe 7.7 de la présente politique, si vous estimez que vous ne pouvez pas faire part de vos préoccupations par la voie de signalement interne (locale) et que vous croyez raisonnablement que l’information que vous souhaitez déclarer est vraie, vous pouvez envisager de signaler l’affaire à une autorité externe compétente. En ce qui concerne l’Italie, une voie de signalement externe gérée par l’Autorité italienne de lutte contre la corruption est également garantie.
2.2 À cet égard, vous pouvez effectuer un signalement à l’Autorité italienne de lutte contre la corruption :
(a) si vous avez effectué un signalement à l’échelon local, mais qu’il n’a eu aucun effet;
(b) si vous avez des raisons justifiées de supposer que le signalement par la voie de signalement (locale) ne sera pas efficace ou qu’il entraînera des représailles;
(c) s’il y a danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public.
2.3 Pour soumettre un signalement à l’Autorité italienne de lutte contre la corruption, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous :